Quản lý và Lưu Trữ Thông Tin

- Chí phí cho giấy tờ là chi phí lớn nhất trong bất cứ một công ty hoặc văn phòng nào.

- Lượng các hồ sơ giấy tờ tăng 25% một năm trong một công ty.

- Doanh thu tăng thêm 100 triệu Đô La tương đương với việc chi phí cho giấy tờ tăng thêm 8,8 triệu Đô La. (Nguồn Price Waterhouse Cooper năm 2002)

- Một người cấp trưởng phòng tốn trung bình 4 tuần trong 1 năm để tìm hoặc chờ tìm các hồ sơ bị để nhầm vị trí, gán nhầm tên, không tìm thấy hoặc thất lạc (Nguồn Công ty tư vấn Cuadra – USA)

- Trong một văn phòng hoặc công ty không có hệ thống quản lý và lưu trữ dữ liệu, các hồ sơ tài liệu không còn được thường xuyên dùng tới thường được chuyển sang một nơi lưu trữ khác ngoài văn phòng nhằm tiết kiệm chi phí, nhưng trong quá trình vận chuyển đó, có tới 2/3 số hồ sơ bị thất lạc hoặc bị phá hủy không còn dùng được nữa.


	- Bạn đã lưu trữ Hồ Sơ Tài Liệu của Văn Phòng mình đúng cách chưa? Bạn có để hồ sơ lưu trữ tại khu tầng hầm, khu nhà kho, nơi gần đường ống dẫn nước có nguy cơ bị ngập nước hoặc ẩm thấp. Hồ sơ lưu trữ đó có được cất giữ tại nơi có phòng chống cháy nổ không? Nhà cung cấp dịch vụ Quản Lý và Lưu Trữ có thể giúp bạn xem xét lại liệu có những gì đang trong tình trạng nguy hiểm như nêu trên không và cung cấp dịch vụ tiện ích nhằm giảm chi phí, giảm rủi ro và trợ giúp trong kế hoạch ngăn chặn sự ngưng trệ của công việc do việc mất mát tài liệu gây ra. - Công ty bạn có chính sách cụ thể về việc quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu không? Chính sách đó có đáp ứng kịp thời khi có yêu cầu về tra cứu thông tin cho nhu cầu công việc cũng như kiểm toán không? - Các băng từ lưu trữ dữ liệu và các bản sao thông tin cần thiết có được lưu giữ riêng biệt so với bản gốc không? Hay là chúng lại được để ngay bên cạnh máy tính hoặc trong ngăn kéo bàn làm việc, nếu như vậy thì việc sao lưu tài liệu sẽ không có ý nghĩa trong trường hợp hoả hoạn hoặc ngập lụt xảy ra với nơi làm việc. - Các tài liệu nội bộ ví dụ như hồ sơ nhân sự hoặc các thông tin bảo mật có được cất giữ riêng biệt không? - Công ty bạn có áp dụng “Nguyên tắc Bàn Làm Việc Sạch Sẽ’ không? Điều đó có nghĩa là các giấy tờ mang thông tin liên quan đến công việc đều phải được dọn khỏi mặt bàn sau giờ làm việc. Việc làm này mang rất nhiều ý nghĩa, trong đó có việc ngăn chặn các thông tin bị lọt ra ngoài do những người không có thẩm quyền tình cờ xem được.